Caso seja criado, o comitê pode assessorar a instituição na definição do objeto da encomenda, na escolha do futuro contratado, no monitoramento da execução contratual e nas demais funções previstas no Decreto no 9.283/2018, inclusive, na realização de auditorias técnicas e financeiras previstas nesse  decreto.

A constituição do comitê de especialistas é uma oportunidade para envolver os atores que compõem setor privado, público e comunidade científica e incentivar o compartilhamento dos diferentes saberes. Vale ressaltar que, caso o contratante tenha a capacidade técnica suficiente em seus quadros, não precisará constituir esse comitê.

Esta etapa é facultativa e tem como objetivo adquirir conhecimento e informações iniciais de possíveis interessados, que servirão como base para a apresentação do Termo de Referência (TR) destinado à contratação.

Nesta etapa, você pode consultar o mercado para avaliar o interesse das empresas em participar do processo, além de iniciar discussões sobre a viabilidade de desenvolvimento, rotas tecnológicas possíveis, propriedade intelectual, tempo e custo estimado para desenvolver possíveis soluções. Caso tenha realizado a consulta pública na Trilha de Planejamento, considere retomar as informações coletadas. 

A necessidade e a forma da consulta serão definidas pelo órgão ou pela entidade da administração pública, sem implicar desembolso de recursos. As consultas e as respostas dos potenciais contratados, quando feitas formalmente, deverão ser anexadas aos autos do processo da contratação pública, ressalvadas eventuais informações de natureza industrial, tecnológica ou comercial que devam ser mantidas sob sigilo (Art. 27, §4o do Decreto nº 9.283/2018).

O Termo de Referência, anexo ao Edital, deve descrever as necessidades da administração pública frente ao desafio apontando os requisitos mínimos de desempenho, características físicas e interfaces necessárias para o produto ou serviço a ser desenvolvido. Não cabe descrever as especificações técnicas do objeto, uma vez que ele não se encontra disponível no mercado, e o processo inovativo demanda atividades de pesquisa e desenvolvimento (Art. 27, §3o do Decreto nº 9.283/2018).

As rotas tecnológicas não são planejadas ou conduzidas pela administração pública. Elas são desenhadas pelas empresas interessadas em participar do processo de ETEC.

Nesta etapa, a descrição das necessidades deve ser suficiente  para permitir que as empresas interessadas identifiquem a natureza do problema técnico existente e a visão global do produto, do serviço ou do processo inovador passível de obtenção. Também é preciso definir critérios técnicos, metas e demais obrigações e direitos. Questões relativas à propriedade intelectual, dentre outras, devem ter uma referência genérica ou que aponte as possibilidades legais, pois poderão ser objeto de negociação na etapa de "negociar com potenciais contratados".

Após a publicação do edital, recomenda-se prever um período para  sanar dúvidas e prestar esclarecimentos frente ao solicitado no Termo de Referência.

Durante esta etapa de negociação, a administração pública poderá solicitar ajustes e complementos aos projetos de P&D apresentados. 

A negociação deverá ser transparente e deverão ser juntados aos autos toda documentação pertinente, exceto informações confidenciais. Também se negociam  alguns elementos fundamentais para a elaboração do contrato de ETEC, como propriedade intelectual e formas de remuneração.

É possível selecionar mais de uma empresa ou ICT para o desenvolvimento da encomenda tecnológica, cada uma com um contrato específico, porém em condições similares.

A escolha do contratado(a) deve ser orientada pela maior probabilidade de alcance do resultado pretendido pela Administração, não necessariamente pelo menor preço ou custo. A Administração poderá utilizar como critérios de escolha a capacidade de gestão, as experiências anteriores, a qualidade do projeto apresentado, entre outras. (Art. 27 §8o do Decreto no 9.283/2018).

Na divulgação do resultado da seleção, a administração poderá incluir o(s) nome(s) e eventualmente um breve resumo da(s) proposta(s) da(s) empresa(s) selecionada(s). Para isso, é importante observar as obrigações de confidencialidade aplicáveis.

Além disso, a administração, unilateralmente, ou as partes em comum acordo, poderão rescindir o contrato se verificada, e comprovada, por avaliação técnica e financeira, a inviabilidade técnica ou econômica de desenvolvimento do contrato. (Art. 28, §2o e §3o do Decreto nº 9.283/2018). 

Nessa hipótese, a administração deverá pagar o contratado pelas despesas já incorridas na execução efetiva do projeto, consoante cronograma físico-financeiro aprovado, mesmo que o contrato tenha sido celebrado sob a modalidade de preço fixo ou de preço fixo mais remuneração variável de incentivo.(Art. 28, §4o do Decreto nº 9.283/2018).

Ao final da vigência do contrato, com alcance integral ou parcial do resultado, a administração pública, a seu exclusivo critério, poderá, por meio de auditoria técnica e financeira, prorrogar o prazo de duração contratual ou elaborar o relatório final do contrato (Art. 28, §1o do Decreto nº 9.283/2018).